Los programas de formación, entrenamiento y desarrollo en las organizaciones son un factor definitivo en la búsqueda de la cualificación del personal con el fin de apoyar los propósitos organizacionales.
Los procesos de desarrollo humano y organizacional tienen objetivos claramente definidos en cuanto que permiten fortalecer las competencias de quienes tienen la responsabilidad en el día a día de ejecutar las diferentes estrategias definidas para incrementar no solamente la productividad y la competitividad sino para permanecer en posiciones de liderazgo en el mercado.
Pensando en la mejor manera de apoyar estos ideales corporativos, en JOB MANAGEMENT VISION, hemos diseñado un esquema de trabajo que contribuye positivamente en la elaboración de un programa de desarrollo y entrenamiento de competencias orientadas al mejoramiento de la gestión de todo el personal. No se trata de un descubrimiento o invención, se pretende invitar a todos los responsables de la capacitación en las organizaciones a que integren estos cuatro elementos de modo permanente, de tal manera que todos los esfuerzos de formación y entrenamiento tengan un hilo conductor asociado a los resultados estratégicos propuestos por la dirección.
En este sentido, nuestra propuesta contiene cuatro elementos que, al final del proceso, permitirán medir de modo cualitativo, e incluso cuantitativo los resultados inicialmente establecidos.
DIAGNÓSTICO:
El análisis de necesidades de capacitación surge de la importancia que tiene el actuar responsablemente frente a los recursos asignados para los procesos de formación y entrenamiento del personal, en este sentido hemos encontrado algunas teorías que pueden ser contradictorias entre sí;
a. Por una parte están quienes sostienen que estos recursos deben ser asignados de modo equitativo entre el número de personas que integran la organización de modo independiente a su cargo y función
b. Otros, consideran que debe asignarse de acuerdo al impacto que tienen los cargos frente a los resultados de la empresa, en este sentido es mejor asignar una mayor parte a las áreas comprometidas en la elaboración del producto o en su comercialización.
c. Unos más consideran que es importante invertir más en los procesos de desarrollo de los niveles gerenciales y administrativos.
d. Se da también la asignación temática, es decir distribuir el presupuesto de acuerdo a los procesos técnicos de formación, los administrativos, los de crecimiento personal y los costos de las actualizaciones.
e. Están también los que asumen que es preciso personalizar las necesidades de capacitación y de esta manera establecer el presupuesto que se asignará.
Según sea la manera de interpretar la asignación de recursos, se determinará el plan de acción frente al tema y al cumplimiento de las políticas que se tienen frente al tema de capacitación.
El DIAGNÓSTICO permitirá al responsable de capacitación encontrar no solamente los temas sobre los cuales se debe trabajar, sino también los insumos que le permitan:
ü Definir la profundidad requerida para cada uno de los temas.
ü Establecer la intensidad horaria de cada intervención
ü Definir los grupos participantes
ü Establecer los indicadores iniciales del proceso.
Las herramientas con las cuales se trabaja el Diagnóstico son variadas y permiten contar con un documento que soporta las inversiones que se requieren en el desarrollo de las competencias, algunas de ellas son:
a. Evaluación de competencias con 360º
b. Test de percepción Social
c. Assesment Center
d. Entrevistas personalizadas con jefes y demás funcionarios.
e. Test de Requerimientos
f. Encuestas externas de satisfacción de clientes
g. Resultados Comprador incógnito.
Los resultados permiten evidenciar los indicadores con los cuales se elaborará el programa de capacitación que involucre, desde una perspectiva estratégica, no solamente los temas, sino todos los demás componentes que permitan desarrollar una intervención ajustada a las necesidades de la organización.
El siguiente paso, antes de avanzar hacia la intervención, tiene que ver con la definición de los proveedores de capacitación, en este sentido es importante mencionar que muchas de las acciones de capacitación serán desarrolladas con instructores internos y para ello es importante considerar también que al momento de seleccionar el instructor debe tenerse en cuenta no solamente su conocimiento sino también su habilidad comunicativa y que esté dispuesto a someterse al esquema pedagógico establecido para el desarrollo de los diferentes temas.
Una vez seleccionados los proveedores se establece el plan pedagógico que implica que todos los seminarios y talleres, tanto internos como externos tengan una estructura similar, en este sentido se sugiere el siguiente:
a. Título del Seminario o taller
b. Objetivos
c. Temas a Desarrollar
d. Tiempos de ejecución
e. Dirigido a
Es importante también, para garantizar que los instructores, docentes y facilitadores que intervienen en el desarrollo del programa sean idóneos, el contar con un conocimiento previo de las personas que participaran en los diferentes módulos y temas, en este sentido conviene no solamente contar con su currículo sino que se sugiere una entrevista previa que permita dar claridad a la orientación y profundidad en cada uno de los temas que se abordarán.
INTERVENCION
Una vez establecido el Diagnóstico de necesidades de capacitación y entrenamiento tendremos claridad sobre:
a. La importancia de desarrollar programas y no solamente acciones puntuales y aisladas de capacitación.
b. Quiénes son las personas participantes en el proceso.
c. Qué temas y contenidos se desarrollarán
d. Nivel de profundidad e intensidad horaria para cada uno de los temas definidos.
e. Asignación de docentes, instructores y facilitadores tanto internos como externos.
f. Estructura presupuestal requerida
g. Aspectos logísticos necesarios para cada uno de los eventos de la programación.
La intervención entonces será la ejecución de los programas de capacitación que deben abarcar diferentes escenarios de acción, como sugerencia se propone agrupar los diferentes programas de acuerdo a su finalidad y propósito:
a. Programas institucionales.
b. Programas de desarrollo.
c. Programas de crecimiento personal.
d. Programas estratégicos.
e. Programas técnicos.
Como propuesta, para el desarrollo de estos programas, se pueden establecer tres niveles de formación así:
1.- Capacitación técnica:
La capacitación técnica permitirá desarrollar las habilidades específicas para el mejoramiento en el desempeño del cargo. Caben aquí todos los seminarios, talleres y eventos orientados al fortalecimiento de las competencias laborales en los diferentes puestos de trabajo.
2.- Competencias y desarrollo Administrativo.
El desarrollo de competencias implica en primer lugar clasificar y definir aquellas que más importan a la empresa, por tanto se tendrá en cuenta la cadena de valor para establecer las competencias corporativas en primer lugar, desarrollo de competencias comerciales y desarrollo de la competencia de servicio al cliente posteriormente, hasta llegar a cubrir la totalidad de los funcionarios.
3.- Crecimiento personal
Los cursos de crecimiento personal son importantes por cuanto es claro para la empresa que no basta con tener buenos trabajadores, es preciso contar con personas íntegras capaces de solucionar no sólo los conflictos en su desempeño laboral sino también todas aquellas situaciones que en su vida familiar y personal se les presenta, se orienta a la formación de valores personales que hagan de nuestros colaboradores personas que aportan a su entorno familiar y social de modo proactivo y positivo en la búsqueda de la paz y la armonía.
Otra manera de organizar la estructura de un programa de capacitación tiene que ver con el reconocimiento de las áreas de impacto de la formación y el entrenamiento.
Los procesos de intervención no solamente se orientan al mejoramiento de la productividad, el desarrollo de habilidades individuales y grupales, sino que también permiten orientar acciones que permitan construir una cultura corporativa específica, es decir acorde con la expectativa estratégica planteada.
En el tiempo de intervención es preciso tener en cuenta también la disponibilidad de los participantes, en este sentido partimos de la premisa de que los gerentes y jefes son los primeros interesados no solamente en que las personas que tienen a su cargo participen de los eventos programados, sino también en el interés manifiesto de querer involucrarse en este proceso de formación y entrenamiento; en este sentido, es importante realizar programaciones con suficiente anticipación, de tal manera que puedan coordinarse las acciones necesarias al interior de lo equipos de trabajo, y así garantizar que la asistencia a los eventos de capacitación no representen retrasos o incumplimientos de tareas requeridas por los clientes.
Otro elemento que debe tenerse en cuenta, es la importancia de llevar registro de algunos aspectos claves del proceso de formación, por ejemplo:
a. Nombre del Curso, Seminario o Taller
b. Fecha de realización
c. Duración
d. Asistentes, por áreas, procesos o departamentos.
e. Nombre del Facilitador o docente.
f. Empresa proveedora
g. Costo total
h. Sitio de realización del evento.
Esta información nos permitirá establecer algunos indicadores al momento de elaborar los informes de capacitación.
Finalmente es importante tener en cuenta que al finalizar cada uno de los eventos de capacitación debemos solicitar a los instructores, docentes y facilitadores, tanto internos como externos, una copia del material entregado a los asistentes con el fin de llevar un archivo tanto físico como en medio magnético de los diferentes temas trabajados, de esta manera se cuenta con material de consulta que estará disponible para quien lo requiera y al mismo tiempo hará parte del archivo de conocimiento de la empresa.
COMPROBACION
Muchos procesos de capacitación y entrenamiento terminan con la intervención, lo cual hace que una vez ejecutado el evento de capacitación se devuelva a cada participante a su lugar de trabajo sin un plan de seguimiento que permita establecer cuáles de los aprendizajes obtenidos serán aplicados.
La comprobación permite:
a. Que los programas de formación y entrenamiento tengan continuidad en el puesto de trabajo.
b. Diseñar un plan de seguimiento personalizado sobre el aprendizaje obtenido.
c. Establecer un modelo que permita medir el nivel de transferencia del aprendizaje.
d. Definir indicadores de éxito sobre el tema trabajado en el evento de capacitación.
e. Monitorear y acompañar a los participantes en su proceso de interiorización de contenidos.
f. Ofrecer alternativas que permitan complementar y profundizar el aprendizaje.
En este sentido la comprobación no se refiere únicamente al evento de seguimiento, que debe ser programado con todos los asistentes al proceso de capacitación, sino que inicia una vez termina la fase de intervención.
Para dar un poco más de claridad sobre este tema, creo conveniente aclarar que, cuando se establece la programación de capacitación, debe existir un evento de mínimo 4 horas (Dependiendo de la intensidad de la intervención), el cual deberá realizarse entre el segundo y el cuarto mes después de realizado el último evento de capacitación del programa, que tiene básicamente dos propósitos:
a. RETROALIMENTACION DEL APRENDIZAJE. Que permite reunir nuevamente al grupo participante y reflexionar acerca del impacto que tuvo el evento de capacitación en el mejoramiento de su desempeño. La idea este espacio y tiempo es poder recuperar los aspectos en los cuales se está trabajando, compartir los avances y éxitos obtenidos, las dificultades tenidas para cumplir el plan de trabajo, etc..
b. REFUERZO CONCEPTUAL. Es un tiempo dedicado a presentar un tema relacionado con el programa que se desarrolla y de esta manera ajustar el plan de trabajo individual y de grupo, proponer nuevas acciones y reconocer aspectos importantes en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos planteados.
La comprobación es un tiempo que permite a la dirección establecer acciones de acompañamiento tanto para las personas como para los equipos, como por ejemplo sesiones de coach, que permitan fortalecer una determinada competencia.
El acompañamiento al proceso de capacitación permite llevar un ficha personal sea por persona o por evento, donde, en común acuerdo con el facilitador o docente, se establezcan acciones de seguimiento que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos planteados en el programa de capacitación.
En muchas ocasiones obviamos este ejercicio y la consecuencia es que la evaluación no tendrá los resultados esperados ya que los aprendizajes obtenidos en el evento de capacitación no tienen ningún seguimiento, ni se hace conciencia de cuales de ellos están siendo aplicados en la gestión.
Finalmente, es importante recordar que los jefes deben estar al tanto de lo que va ocurriendo en los procesos de aprendizaje, de tal manera que se sugiere una reunión con ellos al finalizar la intervención y se presente un informe de las acciones ejecutadas y los primeros resultados obtenidos.
EVALUACION
Cuando hablamos de la evaluación en ocasiones consideramos que basta quedarnos en el primer nivel, sin embargo, la propuesta de la metodología D.I.C.E. tiene que ver con la capacidad que tiene el gerente de capacitación de integrar los tres pasos anteriores en un resultado que al final será su propio indicador de éxito.
Lo anterior se menciona precisamente porque la fase de evaluación permite conocer el impacto obtenido en todo el proceso, es decir, no solamente se tiene como evidencia la ejecución del programa en términos de tiempo, participantes, presupuestos, etc., sino que debe mostrar de manera válida los cambios reales ocurridos durante el proceso en cuanto al mejoramiento de la productividad y de resultados que integran el desarrollo de las personas, los equipos de trabajo y por supuesto de la organización.
Para esto, es preciso recuperar las herramientas con las cuales se inició este proceso y para dar validez a los resultados debe haber contraste entre la información inicial o de entrada y la final o de salida, es decir, que los indicadores cuantificables podrán compararse entre sí y de esta manera documentar los avances obtenidos.
Sin embargo, más allá de que pueda demostrarse estadísticamente los incrementos y mejoramientos en el desarrollo de competencias es preciso que sean los siguientes dos componentes los que hagan evidente que los recursos invertidos en todo el proceso realmente funcionaron, estos son:
a. La evidencia comportamental de desempeño y de resultados observables por los jefes y demás personas de la organización. Se refiere a que si se evalúa, por ejemplo, la orientación al logro como competencia, será la evidencia de que quienes participaron en los programas de capacitación están planificando más, se reúnen de modo más efectivo y evalúan sus actividades de modo permanente.
b. Los resultados corporativos, que sin duda califican el éxito del programa, sobre todo en los niveles de dirección y gerencia. Si bien es cierto que los crecimientos y resultados positivos de la empresa en ocasiones se deben a factores de mercado o situaciones particulares, también lo es que un mejor desempeño gerencial contribuye a los mismos.
Recordemos que la evaluación se realiza en diferentes momentos del proceso, así:
a. Evaluación por actividad. Esta evaluación se realiza al finalizar cada uno de los eventos de capacitación y mide el nivel de satisfacción del asistente en cuanto al contenido, desempeño del instructor, material y sitio. Es importante realizarla por cuanto permite reconocer el impacto inicial de la actividad y su carácter en general es bastante emocional y menos crítico. Sus beneficios tienen que ver con que ayudan a corregir y ajustar los aspectos prácticos para las siguientes ocasiones. Es importante compartir con el docente o facilitador estos resultados y conocer las reacciones del mismo con relación a los resultados obtenidos.
b. Evaluación del participante. Con el ánimo de conocer la percepción del docente o facilitador del evento de capacitación, se solicita que cada uno de ellos entregue un reporte con los aspectos que se consideren importantes para la continuidad del proceso de aprendizaje, se puede tener un modelo predeterminado que incluya los aspectos principales de la jornada y un espacio para las consideraciones del docente o facilitador. Normalmente este informe debe entregarse un par de días después del evento de capacitación.
c. Evaluación del Presupuesto. Con el fin de conocer el estado de la ejecución presupuestal y ajustar los diferentes rubros, es conveniente evaluar de modo trimestral este tema para verificar la ejecución y si hay diferencias frente a lo establecido al comienzo del programa.
d. Evaluación de impacto y resultado. Corresponde a todos los aspectos mencionados al comienzo de este apartado. Los indicadores obtenidos en esta evaluación serán los que posteriormente nos permitan encontrar nuevos indicadores orientados a establecer el retorno sobre la inversión, lo cual implica un ejercicio que combina varios elementos, entre ellos: los aprendizajes, el incremento en la productividad y los costos directos e indirectos de todo el programa.
Esta evaluación lleva también a la elaboración de la curva de aprendizaje, la cual debe ser prevista y diseñada con los docentes y facilitadores cuando los programas establecen mediciones de aprendizaje de contenido.
Por último, quisiera mencionar que la evaluación del programa es la parte final del proceso, pero al mismo tiempo se convierte en un nuevo diagnóstico, por cuanto permite reconocer nuevos aspectos sobre los cuales se debe enfatizar el siguiente ciclo de formación y entrenamiento, de tal manera que el desarrollo de competencias en la organización deja de ser un desideratum y se convierte en un esquema de trabajo que permitirá aproximar cada vez más el sueño institucional con la realidad.
JOB MANAGEMENT VISION se ha comprometido con la metodología D.I.C.E. y ha dedicado sus esfuerzos para estructurar y diseñar programas que permitan acompañar a los gerentes, jefes y responsables de la capacitación en las organizaciones.
Queremos ser un apoyo a la gestión que realizan las áreas de gestión humana en las organizaciones, queremos establecer relaciones que vayan más allá de lo puntual y queremos comprometernos con el proceso, de tal manera que podamos acompañar el aprendizaje de las personas y de la institución.
Creemos que la capacitación es una inversión y no un gasto, que es posible medir el impacto de la capacitación y creemos que el desarrollo de competencias gerenciales, comerciales y laborales contribuye significativamente en el mejoramiento de los resultados corporativos. Creemos que los recursos que se destinan a la formación deben mostrar resultados en términos de productividad y mejoramiento de las relaciones interpersonales. Creemos en los equipos de trabajo como generadores de nuevas ideas y formas de hacer las cosas y por eso su entrenamiento debe llevar a comprender que el éxito individual es también el éxito de todos.
La metodología D.I.C.E. permite tener una visión más integral de los procesos de formación que se desarrollan en la empresa y hace de la capacitación un factor que genera un valor agregado significativo en los esfuerzos de transformación cultual de la organización y entrega soluciones estructurales y no solamente coyunturales a los desafíos que enfrenta la organización en su día a día.
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