*José
Manuel Vecino P.
Gestión Humana "De cinta aislante a hilo conductor"
La
rendición de cuentas en las organizaciones es un factor determinante al momento
de presentar, ante los directivos de la empresa, los avances, logros y
dificultades en el desempeño del cargo para el cual hemos sido nombrados, en
este caso para la gerencia de talento humano.
La
cotidianidad organizacional se ve diferente desde el área de gestión humana, se
trata sin duda de una responsabilidad que incluye satisfacer las expectativas
de los colaboradores sin importar el cargo y adicionalmente convertirse, por
medio de sus iniciativas y acciones en un referente que permita contribuir
efectivamente en el logro de los propósitos organizacionales.
Es
posible que el volumen de tareas haga difícil la pausa que se requiere para
identificar los impactos que se tienen mediante cada una de las actividades que
se desarrollan desde el área de gestión humana, comenzando por reconocer la
imagen que se proyecta y el concepto en la cual se tiene el área.
La forma como se gestiona cada uno de los procesos de talento humano permitirá
construir una mejor reputación y hará que cada vez más el área deje de ser “cinta
aislante” para convertirse en “hilo conductor”, de tal manera que sea realmente
el par estratégico que aportará significativamente en la construcción de una
cultura capaz de fortalecer la competitividad empresarial.
El
informe de gestión, elaborado y preparado por todo el equipo del área de
talento humano, deberá incorporar los aspectos que resulten relevantes para la
dirección de la empresa, de tal manera que pueda evidenciarse no solamente que se
trata de la gestión realizada sino de los resultados obtenidos y que son
observables y mensurables.
La
rendición de cuentas es una disciplina que debe nacer de la alta gerencia (de
hecho cada mes ella debe entregar informe a su junta directiva), y por tanto
debería involucrar los informes de las diferentes áreas de la empresa con el
fin, entre otras, de:
- Realizar seguimiento a la planeación estratégica de comienzo
de año o período, tanto de la empresa como del proceso. Esto permite
reconocer los avances y dificultades para cada uno de los objetivos,
iniciativas y actividades formuladas con las cuales se comprometieron los
recursos económicos asignados.
- Monitorear los indicadores tanto de gestión como de resultado
propuestos para las diferentes áreas de trabajo de los procesos. Niveles
de cumplimiento, desviaciones y ajustes requeridos para el siguiente
período.
- Ajustar y alinear cada uno de los objetivos al desarrollo de
los planes de trabajo asignados a los miembros del equipo.
- Reconocer las nuevas situaciones, actores y eventos que se
van presentando en el desarrollo de las actividades y tareas cotidianas.
- Identificar las fortalezas y debilidades al interior de los
procesos de tal manera que pueda establecerse un modelo de gestión que
permita aprovechar de mejor manera las competencias de los colaboradores y
establecer el plan de cierre de brechas en el desempeño de los equipos de
trabajo.
- Dar a conocer a la alta gerencia las nuevas iniciativas y planes
de acción que permitan alcanzar los objetivos corporativos.
La
gerencia de talento humano, por su parte, deberá preparar un informe que incluya
los diferentes componentes propios de su gestión que incluya los aspectos
operativos y cotidianos necesarios y requeridos por los colaboradores, pasando
por la adecuada administración y control de los aspectos propios del funcionamiento
del área, hasta los resultados estratégicos que impactan en la cultura, el clima
y los resultados corporativos.
A
modo de sugerencia me permito enunciar algunos componentes que deben ser
tenidos en cuenta al momento de preparar y presentar un informe de gestión y
resultados del área.
Para
una mayor facilidad en su lectura lo agrupo en los diferentes subprocesos pero
cada gerencia determinará los aspectos que deben ser incluidos en dicho informe.
Sobre los temas de:
- INGRESOS, RETIROS Y HEAD COUNT
a) Ingresos totales de personal en el periodo discriminando:
·
Ingresos por mes incluyendo fecha, salario
y costo total laboral
·
Áreas a las que ingresaron.
(Reemplazos y cargos nuevos)
b) Rotación de personal por áreas identificando fechas, salario, costos
laborales y causales de retiro.
c) Informe de causal de salida de los colaboradores según entrevista de
retiro.
d) Costo total de la nómina por mes discriminada por área identificando:
·
Variación por mes y área
·
Cumplimiento de presupuesto
·
Vacantes pendientes de cubrir
- INDUCCION Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Informe
de cuántos, de los que han ingresado en el período, han realizado las
siguientes actividades:
a) Inducción corporativa, al cargo o específica realizada a los
colaboradores que ingresaron.
b) Número de eventos Re- inducción a los colaboradores que llevan más de 2
años en la empresa y número de asistentes.
c) Número de evaluaciones de adaptación al cargo realizadas.
d) Evaluación 360º - 180º o 90º según sea el caso
e) Porcentaje de retroalimentaciones realizadas a los colaboradores.
f) Número de cartas de encargo entregadas y seguimiento realizado
- PRACTICANTES – PASANTÍAS Y TEMA SENA (Aplica para
el caso Colombiano)
a) Estado de la Cuota Regulada. Cumplimiento de la misma y costos para la
empresa.
b) Número de pasantes, practicantes y aprendices. Ubicación por área y
costo mes.
c) Capacitación Titulada (Cursos dictados como formación cerrada técnico o
tecnólogo)
d) Capacitación no titulada (cursos abiertos presenciales o virtuales con
el SENA)
- CAPACITACIÓN -FORMACIÓN
a) Capacitación Presencial (capacitaciones dictadas con capacitador interno
y/o externo, tema, duración y participantes, si hubo con externo incluir costo)
atendiendo los siguientes indicadores:
·
Número de horas de capacitación
dictada en el período y por mes.
·
Número de horas de capacitación por área.
·
Número de horas de capacitación por colaborador.
·
Número de horas de capacitación y
costo por proveedor interno/externo.
·
Número de participantes por evento.
·
Distribución de la ejecución
presupuestal y cumplimiento del mismo.
b) Capacitación Virtual. Aplican los mismos indicadores del punto anterior
agregando el de cobertura.
c) Porcentaje de ejecución del programa de capacitación y plan de trabajo
para el siguiente período.
- BIENESTAR DEL COLABORADOR
a) Relación de Actividades realizadas en el año incluyendo participantes y costos
b) Reconocimientos y apoyos realizados por área y costos
c) Plan de bienestar a desarrollar para el periodo correspondiente.
d) Informe de pasivo vacacional, horas extras, incapacidades por motivo y
licencias
- VARIOS DE GESTIÓN HUMANA
a) Reporte de libranzas, embargos y nivel de endeudamiento de los colaboradores
b) Entrega de dotaciones.
c) Resultados de encuesta de clima Organizacional
d) Tipos de contratos vigentes
e) Costos asociados a bonificaciones, comisiones, etc.
f) Otros temas propios del área.
7. PROPUESTA DE GESTIÓN PARA EL SIGUIENTE PERIÓDO
a) Presentación de Objetivos, Iniciativas y Actividades para cada uno de
los subprocesos
b) Presupuesto requerido para el desarrollo de la gestión del siguiente periodo
c) Indicadores de medición tanto de gestión como de resultados.
La diversidad de temas que sean presentados,
en la rendición de cuentas, dependerá del tamaño de la organización, de los
intereses de la alta gerencia sobre ellos y el impacto que tengan para la gestión
de las diferentes áreas de la empresa. Este informe puede ser compartido, en
sus componentes generales y conclusiones, con el resto del equipo gerencial y con
los colaboradores de la empresa, de tal manera que se pueda promulgar y promocionar
la gestión realizada donde los protagonistas no están ocultos en un escritorio
sino que están en cada una de las áreas donde se vive la operación y la
cotidianidad empresarial.
Espero que estas breves reflexiones
resulten de interés para quienes tienen la responsabilidad en la organización, tanto
de solicitar como de presentar los informes de gestión de su área y en
particular la de gestión humana.
* José Manuel Vecino P.* Magister en
Gestión Ambiental, Especialista en Gestión Humana, Gerente de Gestión humana,
Consultor empresarial y Docente Universitario.
