Por: José Manuel Vecino P.*
El ritmo empresarial actual y su combinación con los nuevos dispositivos
digitales conectados al internet nos han convertido en multifuncionales y casi
que omnipresentes, estamos disponibles las 24 horas del día los 7 días de la
semana.
Esta permanente disponibilidad para atender los temas personales y
empresariales nos han convertido en tecno-dependientes de nuestros Smartphone, tablets y portátiles, pero más que
de ellos de los programas que nos arrastran a estar atentos a su más mínima
señal y si no suena en un período corto de tiempo comenzamos a sospechar que
algo le pasa al dispositivo.
Bienvenidos al siglo 21, como dirían los Gurús que anticiparon estas
realidades, el reto es ahora reconocer no sólo los síntomas sino construir
alternativas y estrategias para hacer de nuestras reuniones espacios más
productivos sin caer en la tentación de “VOLVER AL PASADO”
decomisando aparatos, dejándolos fuera o pidiendo que los apaguen.
Dirigir reuniones puede tornarse en un desafío que exige altos niveles
de creatividad para lograr cumplir con los objetivos por los cuales hemos
invitado a un grupo de ejecutivos con agendas apretadas y con múltiples
situaciones que resolver y por tanto nos corresponde asistir al espectáculo de
reuniones donde todos estamos con deseos de prestar atención pero al mismo
tiempo estamos en conversaciones virtuales, respondiendo correos y en el peor
de los casos visitando nuestras redes sociales porque el tema de la reunión no
tiene relevancia.
La revolución de las comunicaciones nos invita a re-descubrir el objetivo
por el cual se crearon las reuniones en las organizaciones y generar
alternativas que integren lo presencial con lo virtual, de tal manera que
podamos aprovechar al máximo las nuevas tecnologías con las contribuciones
requeridas de quienes participan en las reuniones.
Atrás quedaron las
épocas donde los ejecutivos pasaban más horas en un aeropuerto que en su
oficina, donde los hoteles eran el segundo hogar que permitía extrañar la
familia y donde se disfrutaba de tertulias gastronómicas que nos hacían sentir
ciudadanos del universo. Esos tiempos donde viajar era un imperativo para asegurar
el éxito de la gestión empresarial está siendo revaluada y es ahora una alegre reminiscencia
que los gerentes financieros ya no quieren recordar.
La realidad es que
hoy podemos asistir a las reuniones mediante vídeo conferencia y ni siquiera necesitamos
estar en un sitio fijo, lo podemos hacer desde un sitio público o estando en
pleno movimiento. Las alternativas que ofrecen los Smartphone permiten conectar
grupos completos a una conversación virtual y/o que puede ser coordinada desde
una sala de conferencias corporativa representan un valor agregado a la
eficiencia y la productividad.
Aún falta camino por
recorrer en esta responsabilidad de hacer de las reuniones espacios donde se
mejora la efectividad; desde reconocer si realmente la reunión era necesaria,
definir el número y calidad de los invitados hasta asegurar que la reunión
tenga un comienzo y un final (en mucha ocasiones sabemos a qué hora comienza
pero no a qué hora termina).
Otro aspecto, que
representa un desafío a quienes dirigen una reunión, tiene que ver con la
capacidad de asegurar niveles de atención que resulten productivos durante la reunión.
Qué hacer cuando los
asistentes llevan portátiles y están escribiendo permanentemente?, asumimos que
está tomando notas de la interesante disertación del orador?, estará
respondiendo correos?, preparando quizá su propia intervención?. Qué hacer con
los que están escribiendo en su Smartphone?, será que están llevando las
memorias?, respondiendo chats?, en fin, se trata de un reto a la imaginación que
pone a prueba la creatividad.
No olvidemos que
algunas de las características de las reuniones efectivas tienen que ver con
los siguientes aspectos:
1.
Tienen un tema
claro y específico por tratar
2.
Asisten los que
tienen que ver con el tema y pueden tomar decisiones
3.
Tienen una
duración definida.
4.
Los asistentes
saben cuál es su contribución y llegan preparados
5.
Las
intervenciones están orientadas al logro del objetivo de la reunión
6.
Se evitan los
espacios de casuística innecesaria
7.
Se permite y
valora que haya diferencia de opiniones
Esta breve reflexión
se orienta a motivar a todos los que tenemos que convocar y dirigir reuniones
para que incorporemos más temprano que tarde el uso de las nuevas tecnologías,
de tal manera que podamos favorecer la participación de quienes están en otras
latitudes pero cuya contribución resulta valiosa en la gestión que realizamos. Es
una invitación para que compartamos las estrategias que estamos utilizando y
quizá de esta manera podamos ayudarnos mutuamente.
José Manuel Vecino P.* Magister en Gestión Ambiental, Especialista en
Gestión Humana, Gerente de Gestión humana, Consultor empresarial y Docente
Universitario.
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