La realidad
organizacional implica la búsqueda de alternativas que permitan fortalecer las competencias
de los colaboradores de tal manera que su desempeño (entendido como la
combinación entre gestión y resultados) contribuya significativamente a la hora
de marcar la diferencia en la oferta de servicio al cliente. Contar con un talento
que supere las expectativas implica reconocer que no basta tener un buen proceso
de selección sino que es preciso ofrecer un proceso que permita consolidar en
los colaboradores sus capacidades personales y profesionales.
Si dentro de
las responsabilidades de su cargo está el responder por los procesos de
crecimiento personal y profesional de los colaboradores mediante el diseño, ejecución y seguimiento a los
programas de capacitación esta reflexión seguramente le ofrecerá algunas pistas
para articular un programa de capacitación empresarial. Espero sea de utilidad.
Es así como
los responsables de asegurar los procesos de capacitación y formación deben diseñar
e implementar una metodología de trabajo tal que permita incluya a todos los
gerentes y responsables de los equipos de trabajo y así incrementar sus niveles
de contribución y responsabilidad en el diseño, ejecución, seguimiento y
evaluación de todos los procesos de capacitación y formación de la empresa, de
tal manera que integren en un sistema de trabajo e información de todos los
aspectos relacionados con la gerencia de la capacitación.
Quienes
orienten los planes de entrenamiento, formación y desarrollo deben tener un
nivel de comprensión conceptual mayor sobre el alcance que tiene la
capacitación entendida como un programa que integra los aspectos técnicos,
administrativos y de crecimiento personal, de tal manera que vayan asumiendo de
modo gradual la responsabilidad sobre la manera como se ejecutan los recursos
asignados a los procesos de desarrollo de las competencias laborales y
personales requeridas para el incremento de la productividad en la
organización.
Esta reflexión
es una invitación para responsables de
la capacitación en la organización ofrezcan un valor agregado en su gestión
creando sinergia con todos aquellos que deciden hoy los eventos que se
realizan, proponiendo acciones que permitan el diseño de nuevas estrategias que
proporcionen elementos para medir el impacto de la capacitación en la
productividad y conocer los niveles de transferencia del aprendizaje al puesto
de trabajo.
Tal como lo
he mencionado en anteriores artículos,
el centro de una propuesta de capacitación se orienta a los siguientes
objetivos: a. Elaborar el diagnóstico del estado actual del proceso de
capacitación y entrenamiento con el fin de ajustar la propuesta de intervención
a la realidad de la organización. B. Desarrollar un plan de formación y
entrenamiento práctico en gerencia de la capacitación a los responsables de los
procesos de entrenamiento, capacitación y desarrollo. C. Diseñar, de manera
conjunta, un plan de trabajo de mediano plazo que permita operacionalizar los
conceptos trabajados con los participantes en el proceso y establecer
mecanismos de seguimiento y evaluación al plan formulado.
La primera
fase de todo proceso es el Diagnóstico y esta primera etapa del proceso implica
varios momentos de información y documentación con el fin de conocer el estado
actual de los procesos de capacitación en la empresa, y por tanto se requiere,
entre otras cosas una entrevista con los gerentes de las áreas y de gestión
humana e igualmente con los responsables de capacitación, con el fin de enterarse
de las acciones de capacitación que se realizan actualmente, número de personas
que participan, sistema de medición de la capacitación, etc.. Por otra parte es
importante documentar algunos indicadores que permitan reconocer el estado
actual del proceso de capacitación tales como:
a. Número de
horas de capacitación dictada por año.
b. Número de
horas por departamento y por ciudad.
c. Número de
horas por asistente.
d. Número de
horas de capacitación por proveedor. (Nacional e Internacional)
e. Número de
participantes por evento.
f.
Distribución de la ejecución presupuestal por departamento.
g. Etc., otros
indicadores e información se solicitarán una vez sea aprobada la propuesta.
Al finalizar
esta etapa de diagnóstico debe formalizarse, de manera conjunta, un informe
diagnóstico que permita conocer el estado actual de la capacitación en la
empresa en términos de participantes, tiempos, temas, proveedores y costos.
Este documento será uno de los insumos para desarrollar las simulaciones y
ejercicios prácticos de la segunda fase.
Para la fase
de formación y entrenamiento del equipo de capacitación interno de la empresa es
importante que los asistentes conozcan los aspectos teóricos y conceptuales que
integran la gerencia de la capacitación utilizando una metodología que incluye
los tres componentes de:
þ
CONCEPTUALIZACIÓN: Se refiere a los factores teóricos que permiten
conocer el alcance que debe tener la gerencia de la capacitación como soporte
de la estrategia corporativa. Los asistentes recibirán entrenamiento práctico
en el diseño de algunas herramientas de Capacitación que podrán ser
implementadas en el plan de acción.
þ
CONTEXTUALIZACION. La metodología utilizada hará permanente
referencia a las situaciones reales que vive la empresa en su día a día con el
fin de recoger elementos prácticos que permitan ir documentando propuestas para
el diseño del plan de acción.
þ
APRENDIZAJE EXPERIENCIAL. En la medida que avanza el proceso
formativo y de modo paralelo se realizarán ejercicios prácticos y simulaciones
que permitan analizar de modo crítico la necesidad, conveniencia y oportunidad
de aplicar o no las herramientas que se van conociendo. Se entrenará a los
asistentes en algunos ejercicios prácticos que permitan profundizar en la
comprensión de una gerencia de la capacitación contributiva y alineada con la
estrategia empresarial.
A modo de sugerencia
propongo los siguientes contenidos que permitirán a los responsables de la
capacitación al interior de la empresa desempeñar una tarea de impacto y
significativa. Propongo que sea por módulos y el número de horas será definido
por el líder del proceso:
MODULO
1. CONCEPTOS BASICOS DE LA CAPACITACION
OBJETIVO.
Reconocer los componentes básicos de un proceso de capacitación en la
organización y su importancia en el desarrollo humano y organizacional.
TEMAS
a. Los procesos
de formación y la alineación estratégica.
b. Componentes
del aprendizaje en la organización.
c. Taxonomía del
aprendizaje
d. Elementos del
aprendizaje de adultos
e. Características
de los adultos
f.
Tipos de capacitación en la empresa.
g. La Inducción
y el compromiso organizacional
h. Desarrollo
organizacional y desarrollo humano.
MODULO
2. EL DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE
CAPACITACION
OBJETIVO
Identificar un modelo de diagnóstico de necesidades de capacitación que
permitan conocer los componentes de un programa de capacitación empresarial.
TEMAS.
a. Importancia
de un adecuado diagnóstico de Capacitación.
b. La Capacitación
Gerencial y operativa.
c. Detección de
necesidades obvias y ocultas.
d. Fichas de
necesidades de capacitación
e. Principales
Métodos y técnicas para el Diagnóstico en Capacitación.
f.
Metodología D.I.C.E. para la efectividad en la capacitación.
g. Algunos
Indicadores para los procesos de Capacitación.
MODULO 3.
DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CAPACITACION POR COMPETENCIAS
OBJETIVO
Identificar las competencias básicas propuestas por McClelland y la manera de incluirlas en un plan de
capacitación.
TEMAS
a. Formación y
desarrollo de competencias.
b. Modelo para
la identificación de comportamientos observables en el modelo de competencias
de McClelland
c. Competencias
gerenciales y laborales
d. La
capacitación por competencias.
e. Habilidades
del Instructor y del facilitador en los procesos de aprendizaje empresarial.
f.
Uso y abuso del modelo de competencias.
MODULO
4. MODELOS DE EVALUACION DEL APRENDIZAJE
OBJETIVO Conocer algunos modelos gerenciales que
permiten evaluar los resultados de la capacitación y comprender la importancia
de la transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo.
TEMAS
a. Importancia
de evaluar los planes de capacitación
b. Niveles de
Evaluación de los eventos de Capacitación
c. El
seguimiento y monitoreo de los resultados en la capacitación.
d. Modelo
Assesment Center
e. Evaluación
360º
f.
Test de percepción social.
g. La
transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo
h. Diseño de una
herramienta de evaluación por competencias.
MODULO
5. DISEÑO DE UN PLAN DE CAPACITACION
OBJETIVO.
Elaborar con los participantes un plan de capacitación que recoja los
aprendizajes obtenidos en la unidad de trabajo.
TEMAS
a. Componentes
de un programa de capacitación empresarial.
b. Gerencia de
la capacitación
c. Diseño de
estrategias de capacitación
d. Capacitación
técnica, administrativa y de crecimiento personal
e. Creación del
comité de capacitación
f.
Herramientas para medir el impacto de la capacitación
g. Administración
del presupuesto de capacitación.
Evidentemente
el plan de FORMADOR DE FORMADORES puede incluir más o menos temas dependiendo
de los conocimientos y experiencia previa de los participantes en el mismo y de
otros factores tales como tiempo y metodología.
Espero que
estas breves reflexiones permitan a los responsables de los procesos de
capacitación en las organizaciones identificar algunos aspectos que resulten
relevantes a la hora de establecer sus planes y programas de formación.
* José Manuel
Vecino P.* Magister en Gestión Ambiental, Especialista en Gestión
Humana, Gerente de Gestión humana, Consultor empresarial y Docente
Universitario.
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