Una de las principales causas de
reflexión y quizá también de frustración por parte de los gerentes de gestión
humana tiene que ver con la evidencia de que el impacto esperado al finalizar
un proceso de entrenamiento o capacitación no se refleja en el puesto de
trabajo ni en la gestión realizada.
En muchos casos evidenciamos que
existen niveles altos de satisfacción, alegría y compromiso al finalizar un
evento de capacitación, sin embargo comprobamos que este efecto suele ser
pasajero, una, dos o a lo sumo tres semanas después todas las cosas vuelven a
su lugar y la rutina aparece de nuevo.
Estos fenómenos no son extraños
ni desconocidos por quienes tenemos que lidiar con los procesos de formación de
los adultos en las empresas. Es lo que comúnmente se llama el efecto Alka
seltzer ya que inicialmente genera mucha expectativa pero luego baja la emoción.
Aunque, en términos generales
podemos anticipar a qué se refiere esta afirmación, reflexionaremos sobre ella
brevemente en estas líneas.
La idea es que una vez reconocido
este modelo de reacción frente a la capacitación podemos tener una hipótesis
sobre su causa y sobre todo intentamos unas acciones que nos permitan contra
restar estos efectos que se fundamentan en la emoción y en la temporalidad de
sus efectos, de tal manera que necesitamos generar acciones nuevas que nos
permitan consolidar la gestión de la capacitación como una actividad de alto
impacto en el apoyo y soporte del cumplimiento de las expectativas de
mejoramiento del desempeño de quienes participan en los diferentes programas o
eventos de actualización, mejoramiento o formación en la empresa.
El entusiasmo y la alegría
manifiesta con la que salen nuestros funcionarios después de haber escuchado
una buena conferencia sobre un tema , sea esta de motivación personal o bien,
cuando se termina un programa de formación en un tema específico y si la
experiencia académica y de aprendizaje ha sido positiva en razón a una buena
metodología o bien por un excelente conferencista o por ambas razones, permite
que quienes participaron se conviertan en las siguientes semanas en verdaderos
promotores de las bondades de este tipo de entrenamientos o seminarios.
Sin embargo, pasado un tiempo
comenzamos a observar que el entusiasmo disminuye y los propósitos hechos
comienzan a decaer, de tal manera que se vuelve a las rutinas conocidas y
entonces comenzamos a sospechar que el impacto de lo visto en estos eventos de
capacitación fue de poca duración.
Sobre esto es importante
considerar que es aquí donde comienza la labor de seguimiento con el grupo
participante. En muchas ocasiones la gerencia de capacitación se conforma con
enviar los funcionarios a los diferentes eventos programados y no se tiene
diseñado un esquema de seguimiento,
acompañamiento y control del aprendizaje.
En este sentido, los efectos de
la capacitación deben tener un carácter de permanente y evidenciable en el
desempeño y la productividad.
Las acciones de seguimiento se
refieren a la necesidad de identificar, junto con los proveedores de
capacitación, los aspectos, comportamientos o conocimientos que deben ser de
especial atención por parte del área de gestión humana, con el fin de fomentar
espacios que permitan a los participantes mantener como punto de referencia los
elementos conceptuales y contextuales
que le permitirán profundizar en los contenidos vistos.
A modo de sugerencias prácticas
para hacer seguimiento a los eventos de capacitación que se realiza con el
personal se proponen, entre otras:
1. Reunión
semanal o quincenal con el grupo participante por 30 minutos para conversar
sobre la manera como están aplicando los aprendizajes obtenidos en el trabajo
diario. Compartir dificultades y hacer referencia al contenido visto en el
evento de capacitación.
2. Refuerzo
conceptual al grupo. Pasados dos meses traer de nuevo al conferencista o
facilitador del proceso o en su lugar a alguien que domine también el tema con
el fin de tener por espacio de mínimo dos horas una presentación que permita
refrescar los conceptos y obtener nuevos conocimientos.
3. Establecer
un plan de acompañamiento con los jefes inmediatos para revisar la manera como
se está realizando la transferencia del aprendizaje a la gestión que realizan
los funcionarios que participaron en el evento.
4. Establecer,
si lo amerita, un proceso de coaching con algunos de los participantes con el
fin de fortalecer algunas de las competencias identificadas como claves para el
éxito de la gestión que se realiza.
5. Entrevistas
ocasionales con los participantes. Se sugiere que la gerencia de capacitación
y-o los jefes inmediatos tengan semanal o quincenalmente una conversación
informal y desestructurada sobre la forma como está impactando lo aprendido en
el evento de capacitación en el trabajo.
Estas sugerencias, llevadas a la
práctica pueden generar diversas reacciones entre los participantes a los
eventos de capacitación, ya que van a sentir que no se les abandona en su
proceso de formación y entrenamiento y que de alguna manera existe un control
sobre la importancia que tiene para la organización que sus funcionarios
participen en programas de capacitación que tendrán como consecuencia un
mejoramiento, medible, evaluable y observable en la gestión y en los
resultados.
Hacer seguimiento a la
capacitación puede hacer también que el entusiasmo inicial se mantenga y se
trasmita a otros por cuanto el ejemplo se convierte en un dinamizador no sólo
del desempeño cotidiano sino que invita a mantener un alto nivel de
productividad.
Cuando incluimos en el programa
de capacitación un capítulo dedicado a la manera como haremos seguimiento y
acompañamiento a los eventos de formación, con seguridad que tendremos al final
del proceso resultados positivos y reconocidos por todos, de tal manera que
podemos dejar atrás los paradigmas que nos decían que los recursos y tiempos
dedicados a la capacitación no tienen forma de medirse y que no hay forma de
saber si valió la pena este esfuerzo de capacitar al personal.
El seguimiento, acompañamiento y
control de los procesos de capacitación en la organización es aplicable
a todo tipo de instrucción, desde los cursos de actualización pasando por los
cursos técnicos y administrativos hasta los de crecimiento personal y los de
desarrollo de competencias. Todos los eventos formativos y de instrucción deben
tener un plan que permita interiorizar los contenidos y hacerlos explícitos en
la gestión diaria.
Finalmente, los invito a
considerar la importancia de hacer de la capacitación, cualquiera que ella sea,
un espacio de transformación y mejoramiento de las competencias y habilidades
para cada una de las personas que participa en los eventos que programamos con
la intención de generar un mayor desarrollo organizacional o un fortalecimiento
del desarrollo humano.
Contacto:
Tel. (57 1)2 21 67 81. (57) 311 214 3825
BOGOTÁ, COLOMBIA
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