Las reuniones son la esencia del manejo directivo,
permanentemente estamos convocando, dirigiendo o asistiendo a reuniones, sin
embargo en muchas ocasiones sentimos que no estamos obteniendo los resultados
esperados o que el tiempo dedicado a ellas no es efectivo y que podríamos
ocupar ese tiempo resolviendo todos los pendientes que tenemos esperando en
nuestros puestos de trabajo.
Uno de los temas que más preocupa a muchos es cuando
las reuniones se convierten en rutinarias y pierden su propósito, son reuniones
sin agenda específica y que fácilmente caen en el anecdotario haciendo que no
haya efectividad en el tiempo dedicado a las reuniones
Otros factores y situaciones que hacen improductivas
nuestras reuniones son:
- La
impuntualidad para comenzar las reuniones.
- Sabemos
a qué hora inicia pero no a qué hora termina.
- Las
permanentes interrupciones para atender llamadas o resolver urgencias.
- No
llegan las personas que deben tomar las decisiones.
- Se
cambia la agenda sin previo aviso.
- Las
tareas no se cumplen y se arrastran reunión tras reunión.
- Etc.
En la búsqueda de estrategias que permitan que las
reuniones sean efectivas y que tengan impacto en la productividad debemos tener
en cuenta los componentes de la misma, de tal manera que se conviertan en un
instrumento que se conviertan en espacios productivos asociados a la
planeación, ejecución y seguimiento de las tareas.
Las reuniones deben tener un propósito claro por parte
quienes la convocan y también en aquellos que han sido citados, en este sentido
es importante tener claro que a las reuniones no necesariamente debe asistir
todo el grupo, solo aquellos que por su función o responsabilidad pueden
contribuir en la toma de decisiones o ejecución de las actividades que allí se
plantean.
La duración se determina por la agenda y es preciso que
cada asistente conozca de antemano cuál será su aporte a la misma y qué
información o documentos debe llevar con el fin de no improvisar en sus
intervenciones, sino que por el contrario sean intervenciones concretas y
ajustadas a los temas propuestos. Las reuniones ejecutivas no deben pasar de
una hora o dos a lo sumo con el fin de permitir que los asistentes puedan
organizar su agenda para nuevas reuniones u otras actividades.
En este sentido es importante también resaltar el impacto que tiene la puntualidad al
iniciar y finalizar las reuniones, el costo-hora de cada uno de los asistentes
por una parte y la cultura del respeto que se debe promover invitan a
reflexionar sobre la importancia que tiene el cumplimiento, lamentablemente en
muchas organizaciones son los mismos que convocan y dirigen la reunión quienes
promueven la impuntualidad.
Las reuniones tienen un sentido claro en cuento a los
resultados que se esperan, por cuanto permiten hacer seguimiento a las tareas
anteriores, planear nuevas acciones, informar de situaciones nuevas, negociar
tiempos y recursos e incluso son requeridas para capacitar en temas específicos
del equipo de trabajo.
Uno de los componentes claves de toda reunión, por
pequeña que sea, es el acta, ya que permite documentar de manera clara y
concisa los acuerdos a los que se llegaron, las decisiones que se tomaron, las
tareas que se asignaron con responsables y tiempos de cumplimiento.
El acta es la memoria de la vida del grupo, allí quedan
consignados los acuerdos, las autorizaciones, las decisiones y la manera como
se resolvieron dificultades que pueden volver a presentarse en el futuro, por
otra parte el acta expresa el avance y la dinámica de la vida del equipo.
Finalmente quiero puntualizar la importancia que tiene
tener en mente, especialmente por parte de quienes son responsables de convocar
y dirigir reuniones, los tres momentos claves de toda reunión efectiva, esto
es:
1. Antes de la reunión. Tener claridad del propósito por el
cual se convoca, definir e invitar a quienes pueden contribuir positivamente en
el desarrollo de la misma e igualmente establecer y enviar con anticipación la
agenda con los temas y los responsables de preparar cada uno de ellos.
2. Durante la reunión. Iniciar con puntualidad, permitir la
participación y contribución de todos los asistentes, asignar responsabilidades
y tareas, tomar las decisiones pertinentes, por supuesto hacer seguimiento a
las tareas anteriores para verificar su estado actual y asegurar que se realice
el acta.
3. Después de la reunión. Enviar el acta a los asistentes y
aquellos a quienes les pueda interesar el resultado de la reunión, hacer
seguimiento a los compromisos adquiridos y brindar acompañamiento a quienes lo
requieran.
De esta manera las reuniones pueden convertirse
entonces en lugares privilegiados para avanzar significativamente en nuestra
labor gerencial desde los cuales podemos acceder a la información que
necesitamos para tomar las mejores decisiones que permitan incrementar la
productividad de nuestras organizaciones.
Contacto:
Tel. (57 1)2 21 67 81. (57) 311 214 3825
BOGOTÁ, COLOMBIA
No hay comentarios:
Publicar un comentario