Mucho
se ha escrito sobre este tema, sin embargo quiero abordar una breve reflexión
orientada a la importancia que cada gerente debe dar al manejo de este recurso
no renovable, especialmente en estas épocas de cambio y transformación.
Como
sabemos, el tiempo como tal no es administrable, es una categoría del
conocimiento como dice E. Kant, y en su estructura es igual para todos; los
años, meses, semanas, días, horas, etc.. de suerte que todos disponemos del
mismo recurso y en las mismas condiciones, la diferencia está en la manera como
nos organizamos para aprovechar al máximo y con los mejores resultados, las
acciones que realizamos en ese tiempo.
La
gestion gerencial implica la capacidad de planear adecuadamente las diferentes
actividades que realizamos y definir los recursos y personas que dedicaremos
para que su resultado sea positivo y de impacto. En este sentido el tiempo es
uno de esos recursos y la capacidad de administrarnos en él determinará la
efectividad frente a las tareas encomendadas.
No
son pocas las ocasiones en que al finalizar el día nos sorprendemos con una
sensación de insatisfacción e incluso frustración porque no alcanzamos a
terminar, y en ocasiones iniciar, los diferentes compromisos que teníamos en
nuestra agenda. Al hacer una revisión de lo realizado nos encontramos
seguramente con algunos o varios de los siguientes elementos:
Dedicamos
mucho tiempo a:
- Atender cosas de poca
importancia para el negocio.
- Atender o realizar llamadas
que no terminaron en nada.
- Resolver problemas ajenos a
nuestra competencia.
- Repetir tareas que ya otro
hizo.
- Asistir a reuniones donde
nuestra participación no era necesaria o no se manejo adecuadamente la
agenda.
- Las interrupciones que no
eran de importancia
- etc.
Otra
evidencia de una mala administración en el tiempo es cuando reconocemos que lo
urgente le roba tiempo a lo importante y es casi seguro que lo importante tiene
mas impacto ya que por lo general (A menos que sea un acontecimiento repentino
e inesperado) las urgencias son producto de la falta de planeación o de una
adecuada delegación.
Otro
tema tiene que ver con el manejo de las agendas y la autonomía que sobre ellas
tenemos, me refiero específicamente cuando somos controlados por situaciones
que no podemos administrar, tal como las reuniones, visitas de negocios y demás
eventos que son programados y donde somos incluidos sin avisar. Quizá esta
situación sea justificable por el cargo que desempeñáramos, pero aún así es
nuestra responsabilidad entender el alcance del tiempo que estamos dedicando a
estas actividades y su impacto en los resultados que se esperan de nuestra
gestión.
Este
punto merece especial reflexión cuando somos nosotros, como jefes, los que
disponemos del tiempo de otros y no evaluamos el impacto en la productividad
que tiene mantener un grupo de ejecutivos en una sala de juntas sin avanzar
significativamente en los temas propuestos o simplemente haciendo que sus
tareas y obligaciones se retrasen.
El
tiempo, como se menciona antes, es un recurso no renovable, no es posible
acumularlo ni guardarlo para utilizar después, por tanto su importancia radica
en el uso que hacemos de él en los diferentes escenarios en los cuales
transcurre nuestra vida y aquí vale la pena mencionar que la productividad en
el manejo de nuestro tiempo no se refiere únicamente al ámbito laboral, implica
también valorar las actividades que realizamos como parte de la familia y de la
comunidad.
Permanentemente
escuchamos que no importa la cantidad de tiempo sino la calidad del mismo que
dedicamos a lo que hacemos, esto es, a mi modo de ver, parcialmente cierto ya
que la calidad va asociada a la cantidad de tiempo que dediquemos a:
- Planear nuestras acciones y
tareas laborales y personales
- Escuchar a las personas que
nos rodean y nos interesan
- Acompañar a nuestra familia
- Crear vínculos de unión y
respeto con nuestros compañeros.
- Evaluar los resultados de
nuestro trabajo y comportamiento.
- Descansar y relajar nuestro
cuerpo y espíritu
- Leer y actualizarnos
profesionalmente
- etc.
Finalmente,
sabiendo que son muchos los temas que se quedan sin abordar, quiero invitarlos
para que reconozcamos que son muchas las razones que tenemos para hacer un pare
en nuestra rutina diaria y establecer un modelo de gestión sobre la mejor manera
de administrarnos en el tiempo que vivimos.
Contacto:
Tel. (57 1)2 21 67 81. (57) 311 214 3825
BOGOTÁ, COLOMBIA
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